Datenschutzerklärung
Stand: 28. September 2026
1. Verantwortlicher
Webguardiola FlexCo
Untermühl 1/1
4113 Sankt Martin im Mühlkreis
Österreich
E-Mail: hello@webguardiola.com
Geschäftsführer: Mag. Fabian Hable
2. Allgemeines
Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst. Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, welche Daten wir beim Besuch unserer Website und bei der Nutzung unserer Trainingsplattform verarbeiten und zu welchen Zwecken.
3. Website-Hosting & Content Delivery (Bunny.net)
Unsere Website und Trainingsplattform werden über Bunny.net (BunnyWay d.o.o., Letališka cesta 29c, 1000 Ljubljana, Slowenien) bereitgestellt. Bunny.net ist ein in der EU ansässiger CDN- und Hosting-Dienst. Bei jedem Aufruf verarbeitet Bunny.net technische Nutzungsdaten (z. B. IP-Adresse, Zugriffszeitpunkt, aufgerufene Ressource) zur Auslieferung der Inhalte. Da Bunny.net seinen Sitz innerhalb der EU hat, findet keine Datenübertragung in Drittländer statt.
Trainingsvideos werden ebenfalls über Bunny Stream (Bunny.net) ausgeliefert und direkt von Bunny-CDN-Servern gestreamt. Es werden keine Tracking-Daten zu Werbezwecken erhoben.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicherem, stabilem Betrieb).
4. Authentifizierung (E-Mail-OTP / Passwortlose Anmeldung)
Für die Anmeldung zu unserer Trainingsplattform verwenden wir ein passwortloses Verfahren per E-Mail-Code (One-Time Password / OTP). Dabei geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein und erhalten einen einmaligen, zeitlich befristeten Zugangscode (6-stellig) per E-Mail. Bei diesem Vorgang werden folgende Daten verarbeitet:
- E-Mail-Adresse
- Zeitpunkt der Anfrage und der Anmeldung
- IP-Adresse
- Sitzungstoken (zur Aufrechterhaltung der angemeldeten Sitzung)
Die Verarbeitung erfolgt über Supabase, Inc. (San Francisco, USA) als Auftragsverarbeiter. Die Datenbanken werden in der EU (Frankfurt, Deutschland) gehostet. Die Datenübertragung stützt sich auf das EU-US Data Privacy Framework bzw. Standardvertragsklauseln. Es wird kein Passwort erhoben oder gespeichert.
Der Versand der OTP-E-Mails erfolgt über MailPace (OhMySMTP Ltd, England, Company No. 13200428) als Auftragsverarbeiter. MailPace verarbeitet Ihre E-Mail-Adresse ausschließlich zur Zustellung des Zugangscodes. Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich innerhalb der EU. MailPace setzt keine Tracking-Pixel und kein Link-Tracking ein (Privacy by Design).
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung – Bereitstellung des Zugangs zur Trainingsplattform).
5. Trainingsplattform / E-Learning
Wenn Sie unsere Trainingsplattform nutzen, verarbeiten wir die folgenden personenbezogenen Daten zur Bereitstellung, Durchführung und Dokumentation des Security Awareness Trainings:
A) Profildaten
- E-Mail-Adresse (als Benutzername/Identifikator)
- Benutzer-ID (intern, nicht personenbezogen zuordenbar)
- Eintrag auf der Mitarbeiterliste eines Unternehmens-Dashboards (nur wenn Ihr Arbeitgeber Sie dort hinterlegt hat)
- Unternehmens-Zuordnung (bei Anmeldung mit geschäftlicher E-Mail-Adresse)
- Zeitpunkt Ihrer Zustimmung zu AGB und Datenschutzerklärung, mit der Version der Datenschutzerklärung
B) Trainingsfortschritt & Interaktionsdaten
- Gestartete und abgeschlossene Module (z. B. „Passwortsicherheit", „Phishing erkennen")
- Zeitstempel von Modulstart und -abschluss
- Einzelne Trainingsevents (z. B. Seitenaufrufe, Interaktionen mit Spielen und Quizzes, Zeitpunkte pro Event) samt gewählter Sprache und Gerätetyp (mobil oder Desktop; Ihr vollständiger User-Agent wird dabei nicht gespeichert)
- Verweildauer pro Seite und abgespielte Medien (Video, Audio)
- Ihre Antworten im Wissens-Check vor und nach dem Training, jeweils mit Ihrer Selbsteinschätzung, und Ihre Entscheidungen in der Phishing-Erkennungsübung
- Feedback-Bewertungen (Sterne-Bewertung und optionale Textantworten am Ende des Trainings)
- SCORM-Daten (Lernfortschritt, Suspendierungsdaten für Wiederaufnahme)
C) Quiz & Zertifikate
- Quizergebnisse (Punktzahl, Bestanden/Nicht bestanden)
- Zertifikats-ID (bei erfolgreichem Abschluss)
- Zeitpunkt des Zertifikatserwerbs
D) Unternehmens-Dashboard
Hat Ihr Arbeitgeber das Unternehmens-Dashboard erworben und Ihre E-Mail-Adresse auf seine Mitarbeiterliste gesetzt, sieht die vom Unternehmen benannte Administratorin bzw. der Administrator für jedes Training, ob Sie es abgeschlossen haben (mit Abschlussdatum und Zertifikats-ID) oder ob es noch offen ist, sowie, ob Sie sich bereits auf der Plattform angemeldet haben. Das gilt auch für Trainings, die Sie vor der Freischaltung abgeschlossen haben. Ihre einzelnen Antworten, Ihr Wissensstand und Ihre Selbsteinschätzung sind für das Unternehmen nicht einzeln sichtbar; diese Werte erscheinen nur zusammengefasst und erst ab einer Gruppe von fünf Personen, ebenso die Ergebnisse der Phishing-Erkennungsübung. Für diese Verarbeitung ist Ihr Arbeitgeber Verantwortlicher; wir verarbeiten die Daten als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO.
Vergleichswerte: Damit Unternehmen ihre Ergebnisse einordnen können, zeigt das Dashboard neben den eigenen Werten den Durchschnitt aller übrigen Nutzerinnen und Nutzer der Plattform, und zwar für den Wissens-Check und die Phishing-Erkennungsübung. Dafür fließen Ihre Ergebnisse in zusammengefasster Form in diesen Durchschnitt ein, unabhängig davon, ob Sie das Training privat oder über einen Arbeitgeber nutzen. Der Vergleichswert wird nur angezeigt, wenn er auf mindestens fünf Personen beruht, und enthält keine Angaben zu einzelnen Personen oder Unternehmen. Diese Verarbeitung erfolgt in unserer eigenen Verantwortung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an aussagekräftigen Vergleichswerten für die Wirksamkeit des Trainings).
E) Wissenschaftliche Forschung & Produktverbesserung
Wir verwenden anonymisierte und aggregierte Nutzungsdaten aus der Trainingsplattform (z. B. Ergebnisse der Phishing-Erkennungsübung, Quizergebnisse auf Kohortenebene, Modulabschlussraten) für wissenschaftliche Forschung im Bereich Cybersecurity und zur Verbesserung unserer Trainingsinhalte. Diese Forschung erfolgt in Zusammenarbeit mit universitären Partnern.
Die dabei verwendeten Daten sind vollständig anonymisiert — es ist kein Rückschluss auf einzelne Personen oder Unternehmen möglich. Anonymisierte Daten fallen nicht unter die DSGVO (Erwägungsgrund 26). Die Ergebnisse dieser Forschung fließen direkt in die Weiterentwicklung der Trainingsmodule ein und kommen somit allen Nutzerinnen und Nutzern zugute.
Rechtsgrundlage für den Anonymisierungsvorgang: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der wissenschaftlichen Verbesserung der Trainingsqualität und Cybersecurity-Forschung).
Diese Daten werden in einer Supabase-Datenbank gespeichert (EU-hosted, Frankfurt). Die Verarbeitung ist erforderlich, damit Sie das Training absolvieren, Ihren Fortschritt speichern und bei Bedarf ein Schulungszertifikat als Compliance-Nachweis erhalten können.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung – Bereitstellung des gebuchten Trainings). Soweit die Verarbeitung dem Nachweis der Schulungsteilnahme gegenüber Ihrem Arbeitgeber oder Aufsichtsbehörden dient (z. B. NIS2-Compliance), stützen wir uns ergänzend auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Dokumentation der Schulungsteilnahme).
6. Schriftarten
Die auf dieser Website verwendeten Schriftarten sind lokal auf unseren eigenen Servern gespeichert und werden von dort ausgeliefert. Es findet keine Verbindung zu Servern von Drittanbietern wie Google statt.
7. Server-Logfiles / Technische Daten
Beim Aufruf der Website werden aus technischen Gründen Daten verarbeitet, die Ihr Browser übermittelt (z. B. IP-Adresse, Datum/Uhrzeit, aufgerufene Seite, Referrer-URL, Browsertyp/Version, Betriebssystem). Die Verarbeitung erfolgt zur Sicherstellung des Betriebs, zur IT-Sicherheit (z. B. Abwehr von Angriffen) und zur Fehleranalyse. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicherem, stabilem Betrieb).
8. Kontaktaufnahme
Wenn Sie uns per E-Mail oder über ein Kontaktformular kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Nachricht) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen/Vertrag) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Kommunikation).
Anfrageformular auf der Website
Über das Anfrageformular auf webguardiola.com können Unternehmen das Dashboard mit Audit-Report anfragen. Dabei verarbeiten wir:
- Ihre Angaben: Unternehmen, geschäftliche E-Mail-Adresse, gewünschtes Paket bzw. Unternehmensgröße und Ihr Interesse (Security Awareness, NIS2, beides oder noch unklar), optional Ihr Name und eine Nachricht. Ohne die Pflichtangaben können wir Ihre Anfrage nicht bearbeiten.
- Technische Angaben: die Seite, von der aus Sie die Anfrage senden, die Sprache der Seite und den Zeitpunkt.
- Herkunft: Kommen Sie über einen Link mit Kampagnenparametern auf unsere Website (utm_source, utm_medium, utm_campaign, utm_term, utm_content oder gclid), speichern wir diese Werte mit der Anfrage, um zu sehen, über welche Kanäle Anfragen eingehen. Bis zum Absenden liegen sie nur im sessionStorage Ihres Browsers und werden beim Schließen des Tabs gelöscht.
- IP-Hash: Aus Ihrer IP-Adresse bilden wir mit einem geheimen Schlüssel einen Hashwert (SHA-256). Er dient nur dazu, mehr als fünf Anfragen pro Stunde vom selben Anschluss abzuwehren. Die IP-Adresse selbst speichern wir nicht.
Nach dem Absenden erhalten Sie eine automatische Eingangsbestätigung an die angegebene E-Mail-Adresse, höchstens eine pro Adresse innerhalb von 24 Stunden. Sie enthält keine Ihrer Formulareingaben. Gleichzeitig erhalten wir eine Benachrichtigung mit Ihrer Anfrage.
Empfänger: Die Anfrage wird in einer Supabase-Datenbank gespeichert (EU-hosted, Frankfurt). Eingangsbestätigung und Benachrichtigung versenden wir über MailPace (OhMySMTP Ltd, Datenverarbeitung in der EU).
Spam-Schutz (Cloudflare Turnstile): Auch das Anfrageformular schützen wir mit Cloudflare Turnstile (Cloudflare, Inc., USA) vor automatisierten Eingaben. Beim Laden der Seite wird ein Skript von Cloudflare-Servern geladen, das technische Daten Ihres Browsers und Geräts (z. B. IP-Adresse, Browserinformationen) auswertet, um Menschen von Bots zu unterscheiden. Beim Absenden prüft unser Server das Ergebnis zusammen mit Ihrer IP-Adresse bei Cloudflare; ohne erfolgreiche Prüfung wird die Anfrage nicht gespeichert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am Schutz vor Missbrauch). Die Datenübertragung in die USA stützt sich auf das EU-US Data Privacy Framework.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage). Für den IP-Hash (Missbrauchsschutz) und die Herkunftsangaben stützen wir uns auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem missbrauchssicheren Formular und daran zu erkennen, über welche Kanäle Anfragen eingehen).
Speicherdauer: Kommt kein Vertrag zustande, löschen wir die Anfrage 12 Monate nach Eingang. Kommt ein Vertrag zustande, gelten die Fristen für Vertrags- und Abrechnungsdaten (siehe Speicherdauer).
9. Newsletter
Wenn Sie unseren Newsletter abonnieren, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, den Zeitpunkt der Anmeldung und der Bestätigung, die IP-Adresse und den User-Agent Ihres Browsers bei der Anmeldung, die Stelle, an der Sie sich angemeldet haben (Website oder Trainingsplattform), sowie die Version des Einwilligungstexts, damit der genaue Wortlaut Ihrer Einwilligung nachvollziehbar bleibt. Die Anmeldung erfolgt im Double-Opt-in-Verfahren: Sie erhalten eine E-Mail mit einem Bestätigungslink, und erst nach dessen Klick wird das Abonnement aktiv. Die Anmeldedaten werden getrennt von Ihrem Trainingskonto in unserer Supabase-Datenbank (EU, Frankfurt) gespeichert; die Bestätigungs-E-Mail wird über MailPace versendet. Für den Versand der Newsletter selbst nutzen wir den Dienst mailworx der eworx Network & Internet GmbH, Hanriederstraße 25, 4150 Rohrbach-Berg, Österreich, als Auftragsverarbeiter.
Sie können den Newsletter jederzeit über den Abmeldelink in jeder E-Mail oder per Nachricht an hello@webguardiola.com abbestellen. Das Abonnement ist unabhängig von der Nutzung der Trainings; die Trainings und Zertifikate setzen kein Newsletter-Abonnement voraus.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), für den Nachweis der Einwilligung Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Dokumentation).
Spam-Schutz (Cloudflare Turnstile): Um das Anmeldeformular vor automatisierten Eingaben zu schützen, verwenden wir Cloudflare Turnstile (Cloudflare, Inc., USA). Beim Laden des Formulars wird ein Skript von Cloudflare-Servern geladen, das technische Daten Ihres Browsers und Geräts (z. B. IP-Adresse, Browserinformationen) auswertet, um Menschen von Bots zu unterscheiden. Beim Absenden prüft unser Server das Ergebnis zusammen mit Ihrer IP-Adresse bei Cloudflare. Turnstile setzt nach Angaben von Cloudflare keine Cookies zu Werbezwecken. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am Schutz vor Missbrauch). Die Datenübertragung in die USA stützt sich auf das EU-US Data Privacy Framework.
10. Cookies & Lokale Speicherung
Unsere Website verwendet technisch notwendige Cookies und lokale Speicherung (localStorage), um den Betrieb, die Sicherheit und die grundlegende Funktionalität der Website zu gewährleisten. Im Einzelnen:
- Supabase-Sitzungscookies/-token: Zur Aufrechterhaltung Ihrer angemeldeten Sitzung auf der Trainingsplattform (technisch notwendig).
- Spracheinstellungen: Ihre gewählte Sprache (DE/EN) wird im localStorage gespeichert, damit sie bei einem erneuten Besuch beibehalten wird.
- Herkunftsparameter: Kampagnenparameter aus dem Link (utm_*, gclid) werden im sessionStorage gehalten, bis Sie das Anfrageformular absenden oder den Tab schließen.
- Einwilligungsstatus: Zeitstempel Ihrer Zustimmung zu AGB und Datenschutz wird in der Datenbank gespeichert (Compliance-Nachweis).
Wir verwenden keine Marketing- oder Tracking-Cookies (z. B. kein Google Analytics, keine Werbe- oder Retargeting-Pixel).
Rechtsgrundlage: Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) sowie — soweit einschlägig — § 165 Abs. 3 TKG 2021 (AT) bzw. ePrivacy-Regeln (technisch notwendig für die Bereitstellung des Dienstes).
11. Empfänger / Auftragsverarbeiter
Für den Website- und Plattformbetrieb werden folgende Dienstleister eingesetzt:
- BunnyWay d.o.o. / Bunny.net (Website-Hosting, CDN, Video-Streaming) — Slowenien (EU)
- Supabase, Inc. (Authentifizierung / Datenbank, Anfragen aus dem Anfrageformular) — Datenbank EU-hosted (Frankfurt), Unternehmenssitz USA, EU-US DPF + SCCs
- MailPace / OhMySMTP Ltd (E-Mail-Versand Zugangscodes / OTP, Newsletter-Bestätigung und Eingangsbestätigung zum Anfrageformular) — UK, Daten EU-hosted
- Microsoft Ireland Operations Ltd. (E-Mail-Dienste / Office 365) — EU
- eworx Network & Internet GmbH (Newsletter-Versand / mailworx) — Österreich (EU)
- Cloudflare, Inc. (Spam-Schutz im Newsletter- und Anfrageformular / Turnstile) — USA, EU-US DPF
Hinweis: Details zu Unterauftragsverarbeitern und Drittlandtransfers ergeben sich aus den Informationen der jeweiligen Anbieter. Soweit Daten in die USA übertragen werden, stützen wir uns auf das EU-US Data Privacy Framework (DPF) und/oder Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO.
12. Speicherdauer
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist bzw. gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Im Einzelnen:
- Benutzerkonto & Profildaten: Solange Ihr Konto aktiv ist. Verlangen Sie die Löschung Ihres Kontos (formlos an hello@webguardiola.com), löschen wir innerhalb von 30 Tagen Ihr Anmeldekonto und Ihre E-Mail-Adresse. Ihre Trainingsdaten werden dabei dauerhaft von Ihrer Person getrennt und nur noch anonymisiert für Vergleichswerte und Auswertungen verwendet, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
- Trainingsfortschritt & SCORM-Daten: Solange Ihr Konto aktiv ist und für die Dauer eines laufenden Lizenzzeitraums, damit Sie Ihr Training fortsetzen und wiederholen können.
- Einwilligungsnachweise: Solange Ihr Konto besteht (Nachweis Ihrer Zustimmung zu AGB und Datenschutzerklärung); bei Löschung des Kontos werden sie anonymisiert.
- Zertifikate & Abschlussnachweise: Solange Ihr Konto besteht, damit Sie und gegebenenfalls Ihr Arbeitgeber die Schulung nachweisen können; bei Löschung des Kontos werden sie anonymisiert.
- Änderungen an Mitarbeiterlisten: Welche E-Mail-Adressen ein Unternehmen seiner Mitarbeiterliste hinzugefügt oder daraus entfernt hat, protokollieren wir zur Nachvollziehbarkeit für 12 Monate.
- Newsletter: Bis zu Ihrer Abmeldung. Den Nachweis Ihrer Einwilligung bewahren wir bis zu 3 Jahre nach der Abmeldung auf.
- Anfragen über das Anfrageformular: 12 Monate nach Eingang, sofern kein Vertrag zustande kommt.
- Kontaktanfragen: Max. 2 Jahre.
- Server-Logfiles: Ca. 30 Tage.
- Abrechnungsdaten: 7 Jahre gemäß § 132 BAO.
13. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) sowie – soweit anwendbar – Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Außerdem können Sie eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).
Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: hello@webguardiola.com
14. Beschwerderecht
Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen Datenschutzrecht verstößt, können Sie Beschwerde bei der österreichischen Datenschutzbehörde einlegen:
Österreichische Datenschutzbehörde
Barichgasse 40–42
1030 Wien, Österreich
E-Mail: dsb@dsb.gv.at · www.dsb.gv.at
Privacy Policy
Last updated: September 28, 2026
1. Data Controller
Webguardiola FlexCo
Untermühl 1/1
4113 Sankt Martin im Mühlkreis
Austria
Email: hello@webguardiola.com
Managing Director: Mag. Fabian Hable
2. General Information
We take the protection of your personal data very seriously. This privacy policy informs you about which data we process when you visit our website and use our training platform, and for which purposes.
3. Website Hosting & Content Delivery (Bunny.net)
Our website and training platform are hosted by Bunny.net (BunnyWay d.o.o., Letališka cesta 29c, 1000 Ljubljana, Slovenia), an EU-based CDN and hosting service. On each visit, Bunny.net processes technical usage data (e.g., IP address, access time, requested resource) to deliver content. As Bunny.net is headquartered within the EU, no data transfer to third countries takes place.
Training videos are also delivered via Bunny Stream (Bunny.net), streamed directly from Bunny CDN servers. No tracking data is collected for advertising purposes.
Legal basis: Art. 6(1)(b) GDPR (performance of a contract) and Art. 6(1)(f) GDPR (legitimate interest in secure, stable operation).
4. Authentication (Email OTP / Passwordless Login)
To log in to our training platform, we use a passwordless authentication method via email one-time passwords (OTP). You enter your email address and receive a one-time, time-limited access code (6 digits) via email. The following data is processed in this context:
- Email address
- Timestamp of the request and login
- IP address
- Session token (to maintain the authenticated session)
Processing is carried out via Supabase, Inc. (San Francisco, USA) as a data processor. Databases are hosted in the EU (Frankfurt, Germany). Data transfers are based on the EU-US Data Privacy Framework or Standard Contractual Clauses. No password is collected or stored.
OTP emails are sent via MailPace (OhMySMTP Ltd, England, Company No. 13200428) as a data processor. MailPace processes your email address solely to deliver the access code. All data processing takes place exclusively within the EU. MailPace does not use tracking pixels or link tracking (Privacy by Design).
Legal basis: Art. 6(1)(b) GDPR (performance of a contract — providing access to the training platform).
5. Training Platform / E-Learning
When you use our training platform, we process the following personal data to provide, conduct, and document the Security Awareness Training:
A) Profile Data
- Email address (as username/identifier)
- User ID (internal, not personally identifiable on its own)
- Entry on the employee list of a company dashboard (only if your employer has added you)
- Company association (when registering with a business email address)
- Time of your acceptance of the T&Cs and Privacy Policy, with the version of the Privacy Policy
B) Training Progress & Interaction Data
- Started and completed modules (e.g., "Password Security," "Phishing Detection")
- Timestamps of module start and completion
- Individual training events (e.g., page views, interactions with games and quizzes, timestamps per event), including the selected language and device type (mobile or desktop; your full user agent is not stored)
- Time spent per page and media played (video, audio)
- Your answers in the knowledge check before and after the training, each with your self-assessment, and your decisions in the phishing recognition exercise
- Feedback ratings (star ratings and optional text responses at the end of training)
- SCORM data (learning progress, suspension data for resumption)
C) Quizzes & Certificates
- Quiz results (score, pass/fail)
- Certificate ID (upon successful completion)
- Timestamp of certificate issuance
D) Company Dashboard
If your employer has purchased the company dashboard and added your email address to its employee list, the administrator designated by the company can see for each training whether you have completed it (with completion date and certificate ID) or whether it is still open, as well as whether you have already signed in to the platform. This also applies to trainings you completed before activation. Your individual answers, knowledge level and self-assessment are not visible to the company individually; these values are shown only in aggregated form and only for groups of at least five people, as are the results of the phishing recognition exercise. Your employer is the controller for this processing; we process the data as a processor under a data processing agreement pursuant to Art. 28 GDPR.
Benchmarks: To help companies put their results into context, the dashboard shows, alongside their own figures, the average of all other users of the platform for the knowledge check and the phishing recognition exercise. Your results flow into this average in aggregated form, regardless of whether you use the training privately or through an employer. The benchmark is shown only if it is based on at least five people and contains no information about individual persons or companies. We carry out this processing under our own responsibility. Legal basis: Art. 6(1)(f) GDPR (legitimate interest in meaningful benchmarks for training effectiveness).
E) Scientific Research & Product Improvement
We use anonymized and aggregated usage data from the training platform (e.g., results of the phishing recognition exercise, quiz results at cohort level, module completion rates) for scientific research in the field of cybersecurity and to improve our training content. This research is conducted in collaboration with university partners.
The data used for this purpose is fully anonymized — no inference about individual persons or companies is possible. Anonymized data does not fall under the GDPR (Recital 26). The results of this research directly feed into the further development of training modules and thus benefit all users.
Legal basis for the anonymization process: Art. 6(1)(f) GDPR (legitimate interest in the scientific improvement of training quality and cybersecurity research).
This data is stored in a Supabase database (EU-hosted, Frankfurt). Processing is necessary so that you can complete the training, save your progress, and — where applicable — obtain a training certificate as proof of compliance.
Legal basis: Art. 6(1)(b) GDPR (performance of a contract — providing the booked training). Insofar as processing serves to document training participation for your employer or supervisory authorities (e.g., NIS2 compliance), we additionally rely on Art. 6(1)(f) GDPR (legitimate interest in documenting training participation).
6. Fonts
The fonts used on this website are stored locally on our own servers and delivered from there. No connection is made to third-party servers such as Google.
7. Server Log Files / Technical Data
When you access the website, your browser automatically transmits certain data for technical reasons (e.g., IP address, date/time, page accessed, referrer URL, browser type/version, operating system). This processing is necessary for website operation, IT security (e.g., defense against attacks), and error analysis. Legal basis: Art. 6(1)(f) GDPR (legitimate interest in secure, stable operation).
8. Contact
If you contact us by email or via a contact form, we process the data you provide (e.g., name, email address, message) to handle your inquiry. Legal basis: Art. 6(1)(b) GDPR (pre-contractual measures/contract) or Art. 6(1)(f) GDPR (legitimate interest in efficient communication).
Request form on the website
Companies can use the request form on webguardiola.com to request the dashboard with audit report. We process:
- Your details: company, business email address, preferred package or company size and your interest (security awareness, NIS2, both or not sure yet), optionally your name and a message. Without the required fields we cannot process your request.
- Technical details: the page from which you send the request, the page language and the time.
- Origin: If you reach our website via a link with campaign parameters (utm_source, utm_medium, utm_campaign, utm_term, utm_content or gclid), we store these values with the request to see which channels requests come from. Until you submit, they are kept only in your browser's sessionStorage and are deleted when you close the tab.
- IP hash: We derive a hash value (SHA-256) from your IP address using a secret key. It is used solely to block more than five requests per hour from the same connection. We do not store the IP address itself.
After you submit, you receive an automatic confirmation of receipt at the email address you provided, at most one per address within 24 hours. It contains none of your form entries. At the same time, we receive a notification with your request.
Recipients: The request is stored in a Supabase database (EU-hosted, Frankfurt). We send the confirmation and the notification via MailPace (OhMySMTP Ltd, data processed in the EU).
Spam protection (Cloudflare Turnstile): We also protect the request form from automated submissions with Cloudflare Turnstile (Cloudflare, Inc., USA). When the page loads, a script is loaded from Cloudflare servers that evaluates technical data from your browser and device (e.g. IP address, browser information) to distinguish humans from bots. When you submit, our server verifies the result together with your IP address with Cloudflare; if the check fails, the request is not stored. Legal basis: Art. 6(1)(f) GDPR (legitimate interest in protection against abuse). The data transfer to the USA is based on the EU-US Data Privacy Framework.
Legal basis: Art. 6(1)(b) GDPR (pre-contractual measures at your request). For the IP hash (abuse prevention) and the origin data, we rely on Art. 6(1)(f) GDPR (legitimate interest in an abuse-resistant form and in knowing which channels requests come from).
Retention: If no contract is concluded, we delete the request 12 months after receipt. If a contract is concluded, the retention periods for contract and billing data apply (see Retention Periods).
9. Newsletter
If you subscribe to our newsletter, we process your email address, the time of subscription and confirmation, the IP address and user agent of your browser at the time of subscription, where you subscribed (website or training platform), and the version of the consent text, so that the exact wording of your consent remains traceable. Subscription uses a double opt-in procedure: you receive an email with a confirmation link, and the subscription only becomes active once you click it. Subscription data is stored separately from your training account in our Supabase database (EU, Frankfurt); the confirmation email is sent via MailPace. For sending the newsletters themselves, we use the mailworx service of eworx Network & Internet GmbH, Hanriederstraße 25, 4150 Rohrbach-Berg, Austria, as a processor.
You can unsubscribe at any time via the unsubscribe link in every email or by writing to hello@webguardiola.com. The subscription is independent of using the trainings; trainings and certificates do not require a newsletter subscription.
Legal basis: Art. 6(1)(a) GDPR (consent); for documenting consent, Art. 6(1)(f) GDPR (legitimate interest in documentation).
Spam protection (Cloudflare Turnstile): To protect the subscription form from automated submissions, we use Cloudflare Turnstile (Cloudflare, Inc., USA). When the form loads, a script is loaded from Cloudflare servers that evaluates technical data from your browser and device (e.g., IP address, browser information) to distinguish humans from bots. On submission, our server verifies the result with Cloudflare, together with your IP address. According to Cloudflare, Turnstile does not set cookies for advertising purposes. Legal basis: Art. 6(1)(f) GDPR (legitimate interest in preventing abuse). Data transfers to the USA are based on the EU-US Data Privacy Framework.
10. Cookies & Local Storage
Our website uses technically necessary cookies and local storage (localStorage) to ensure operation, security, and basic functionality. Specifically:
- Supabase session cookies/tokens: To maintain your authenticated session on the training platform (technically necessary).
- Language preference: Your chosen language (DE/EN) is stored in localStorage so that it is retained on subsequent visits.
- Origin parameters: Campaign parameters from the link (utm_*, gclid) are kept in sessionStorage until you submit the request form or close the tab.
- Consent status: Timestamp of your acceptance of T&Cs and Privacy Policy is stored in the database (compliance record).
We do not use marketing or tracking cookies (e.g., no Google Analytics, no advertising or retargeting pixels).
Legal basis: Legitimate interest (Art. 6(1)(f) GDPR) and — where applicable — § 165(3) TKG 2021 (AT) or ePrivacy rules (technically necessary for providing the service).
11. Recipients / Data Processors
The following service providers are used for website and platform operation:
- BunnyWay d.o.o. / Bunny.net (website hosting, CDN, video streaming) — Slovenia (EU)
- Supabase, Inc. (authentication / database, requests from the request form) — database EU-hosted (Frankfurt), company HQ USA, EU-US DPF + SCCs
- MailPace / OhMySMTP Ltd (OTP access code, newsletter confirmation and request form confirmation emails) — UK, data EU-hosted
- Microsoft Ireland Operations Ltd. (email services / Office 365) — EU
- eworx Network & Internet GmbH (newsletter delivery / mailworx) — Austria (EU)
- Cloudflare, Inc. (spam protection on the newsletter and request forms / Turnstile) — USA, EU-US DPF
Note: Details on sub-processors and third-country transfers can be found in the information provided by the respective providers. Where data is transferred to the USA, we rely on the EU-US Data Privacy Framework (DPF) and/or Standard Contractual Clauses pursuant to Art. 46(2)(c) GDPR.
12. Retention Periods
We process personal data only for as long as necessary for the stated purposes or as required by statutory retention obligations. Specifically:
- User account & profile data: For as long as your account is active. If you request deletion of your account (informally to hello@webguardiola.com), we delete your login account and email address within 30 days. Your training data is permanently separated from your person and used only in anonymized form for benchmarks and analyses, unless statutory retention obligations apply.
- Training progress & SCORM data: For as long as your account is active and for the duration of an active license period.
- Consent records: For as long as your account exists (record of your acceptance of the T&Cs and Privacy Policy); anonymized when the account is deleted.
- Certificates & completion records: For as long as your account exists, so that you and, where applicable, your employer can prove the training; anonymized when the account is deleted.
- Changes to employee lists: We log which email addresses a company has added to or removed from its employee list for 12 months for traceability.
- Newsletter: Until you unsubscribe. We keep the record of your consent for up to 3 years after unsubscribing.
- Requests via the request form: 12 months after receipt, unless a contract is concluded.
- Contact inquiries: Typically no longer than 2 years.
- Server log files: Approximately 30 days.
- Billing data: 7 years per § 132 BAO (Austrian Federal Fiscal Code).
13. Your Rights
You have the right to access (Art. 15 GDPR), rectification (Art. 16 GDPR), erasure (Art. 17 GDPR), restriction of processing (Art. 18 GDPR), data portability (Art. 20 GDPR), and — where applicable — objection (Art. 21 GDPR). You may also withdraw any consent given at any time with effect for the future (Art. 7(3) GDPR).
To exercise your rights, please contact: hello@webguardiola.com
You also have the right to lodge a complaint with the Austrian Data Protection Authority (Datenschutzbehörde): www.dsb.gv.at